Phần mềm SlimEmail rất dễ sử dụng. Bạn chỉ cần có kỹ năng tin học văn phòng thông thường là có thể sử dụng hiệu quả. Nếu gặp khó khăn bạn có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ để được trợ giúp ngay.

Bạn không cần cài đặt thêm bất cứ phần mềm nào. Chỉ cần đăng nhập vào website SlimEmail với thông tin tài khoản đã được cấp là bạn có thể sử dụng tất cả mọi chức năng.

SlimEmail sử dụng công nghệ gửi email hiện đại và đắt tiền nhất hiện nay (được Uber và Shopee sử dụng) và được Google Clound khuyên dùng.  Hệ thống cho phép gửi email số lượng lớn với tỷ lệ delivery và inbox cực cao.

Tuy nhiên sẽ rất khó để xác định chính xác tỷ lệ inbox bởi nó phụ thuộc vào 4 yếu tố 
(1) Yếu tố kỹ thuật: liên quan đến công nghệ và hạ tầng server email
(2) Uy tín của người gửi: liên quan tới email của doanh nghiệp bạn
(3) Nội dung email: liên quan tới người viết nội dung email
(4) Hành vi của người nhận: liên quan tới danh sách email bạn có
----
Để hiểu rõ từng yếu tố này, mời bạn xem thêm câu hỏi số 4: Tỷ lệ inbox phụ thuộc vào những yếu tố nào ? 

Tỷ lệ Inbox phụ thuộc vào 4 nhóm yếu tố: (1) Yếu tố công nghệ, (2) Uy tín của người gửi (3) Nội dung email (4) hành vi của người nhận

(1) Yếu tố kỹ thuật: liên quan tới công nghệ và hạ tầng 
- Xác thực với SPF và DKIM để ngăn chặn lừa đảo và giả mạo
- Uy tín của server gửi đi: Địa chỉ IP đã được đăng ký với các nhà cung cấp dịch vụ internet lớn và không rơi vào blacklist
- Địa chỉ IP thiết lập tối ưu theo số lượng email gửi đi từng: Gửi quá nhiều email hoặc quá ít email trong 1 giờ đều không tốt. Đặc biệt là những địa chỉ IP mới tỷ lệ email vào spam rất cao  
- Có hệ thống tự động lọc chặn email lỗi, email bị trả về

SlimEmail sử dụng công nghệ hiện đại và đắt tiền nhất hiện nay (được Uber và Spotify sử dụng), và là 1 trong 3 công nghệ được google cloud khuyên dùng, đáp ứng tất cả các yêu cầu kỹ thuật khắt khe nhất hiện nay

(2) Uy tín của người gửi: sender reputation
- Địa chỉ email đã tạo lâu chưa? Một địa chỉ email mới tạo và chưa có nhiều giao dịch nào thì rất dễ bị vào spam
- Tỷ lệ mở thế nào ? Tỷ lệ click có cao không? có thường xuyên bị đánh dấu spam? Email gửi đi có hay bị trả lại ?

(3) Nội dung email
- Nội dung email chứa nhiều từ khóa, hình ảnh quảng cáo => trí tuệ nhân tạo của google sẽ tự nhận diện và đánh giá đưa vào hòm thư promotion
- Có nhiều liên kết đáng ngờ bên trong email
- Mã HTML tồi gây lỗi khi đọc email

(4) Hành vi của người nhận
- Người nhận có thường xuyên mở các email gửi đi từ địa chỉ của bạn không ?
- Người nhận đã từng đánh dấu email của bạn là spam chưa
- Người nhận đã từng đánh dấu spam cho các email có nội dung tương tự email bạn đang gửi. Ví dụ: người nhận thường xuyên từ chối các email quảng cáo bất động sản thì các email liên quan đến chủ đề bất động sản rất dễ vào spam

Trường hợp tỷ lệ mở (open rate) của bạn quá thấp bạn có thể thử các cách sau:
(1) Thay đổi tiêu đề email: một số tiêu đề đã quá nhàm và cũ với người nhận thì họ sẽ dễ dàng bỏ qua 
(2) Thêm tên người nhận vào tiêu đề email để tăng tỷ lệ mở: các email gửi đích danh thường có tỷ lệ mở cao hơn 
(3) Thay đổi danh sách email: danh sách email đã quá cũ, nhiều người khai thác hoặc bạn chưa xây dựng được mối quan hệ đủ thân thiết với danh sách này

Bounce email (email bị từ chối) – là các email không được thông qua máy chủ của người nhận hay những nhà quản lý email khác nên không bao giờ đến được hộp thư của khách hàng (người nhận).
Có 2 loại bounce email là hard-bounce và soft-bounce: 
+ Hard-bounce: là những email không hề tồn tại, địa chỉ email bị sai hay đã bị khóa 
+ Soft-bounce: là những địa chỉ email có hòm thư (dung lượng lưu trữ) bị đầy hoặc những địa chỉ email từ chối nhận email từ các địa chỉ email lạ Ngoài ra, các công ty và tập đoàn lớn thường thiết lập chính sách chặt chẽ cho các email trong công ty, đặc biệt là các vị trí cao cấp. Theo đó, họ chỉ cho phép nhận email từ những địa chỉ đã từng có giao dịch trước đó. Ví dụ như: nếu như email của bạn chưa từng xuất hiện trong outbox của người nhận thì đều bị chăn lại.

Thông thường bạn sẽ phải xóa, loại bỏ các bouce email bị từ chối ra khỏi danh sách vì nó làm giảm tỷ lệ mở (open rate).
Tuy nhiên, với SlimEmail bạn không cần xóa, hệ thống sẽ tự động tổng hợp các email bị trả lại trên toàn hệ thống và chặn không cho gửi email tới các địa chỉ này trong tương lai. Nhờ đó sẽ cải thiện được tỷ lệ mở (open rate) trên toàn bộ hệ thống.

Trước hết, email rơi vào tab Quảng cáo không có nghĩa là email bị đánh dấu spam vì 2 mục này là khác nhau.  Việc email nào bị coi là quảng cáo hoàn toàn được xác định bởi thuật toán AI (sử dụng trí tuệ nhân tạo) của google mà không liên quan tới các yếu tố kỹ thuật.
Theo kinh nghiệm của SlimEmail, có thể do các nguyên nhân sau:

1 - Tỷ lệ mở email quá thấp (open rate), điều đó chứng tỏ người nhận không quan tâm đến email của bạn và google sẽ tự động đề xuất email vào spam hay tab quảng cáo
2 - Email có chứa nhiều từ khóa và ảnh quảng cáo. Tốt nhất là bạn nên soạn email như đang kể một câu chuyện (story marketing)
3 - Email có quá nhiều ảnh có dung lượng lớn
4 - Tóm lại: đừng spam vô tội vạ, hãy xây dựng mối quan hệ bằng cách gửi các nội dung hữu ích

Spam là viết tắt của từ Stupid Pointless Annoying Messages, có nghĩa là : những bức thư ngu ngốc, gây phiền toái vì thế một nội dung người đọc không quan tâm đều có thể bị coi là spam chứ không chỉ do yếu tố kỹ thuật. Có một số lý do hay gặp như sau
(1) Tỷ lệ mở email (open rate) quá thấp: Để tăng tỷ lệ mở email bạn cần đặt tiêu đề thật thu hút gửi các nội dung có hữu ích đối với người nhận
(2) Nội dung email có nhiều các từ khóa quảng cáo như khuyến mãi, giảm giá...dễ kích hoạt bộ lọc spam dựa trên thuật toán trí tuệ nhân tạo của gmail
(4) Tần suất gửi email quá nhiều, khiến người nhận khó chịu và đánh dấu email spam
(5) Danh sách email không chất lượng, đã bị khai thác bởi nhiều doanh nghiệp
(6) Nội dung email có nhiều ảnh dung lượng lớn cũng sẽ khiến email rơi vào spam
(7) Email có chứa quá nhiều đường link ra bên ngoài. Chỉ nên giới hạn 3 đường link
(8) Địa chỉ email gửi đi đã từng bị người nhận đánh dấu spam từ trước. Trường hợp này bạn nên yêu cầu người nhận xác nhận đây không phải địa chỉ phát tán spam email.

Tìm hiểu thêm: Google giải thích lý do email bị cảnh báo spam

SlimEmail có báo cáo trực quan về đầy đủ về:
(1) Danh sách những người mở email 
(2) Danh sách người bấm vào đường link trong email. 
(3) Danh sách email bị trả lại

- Về tỷ lệ delivery: SlimEmail sử dụng công nghệ của Sendgrid (được hãng Uber tin dùng) cho nên có độ ổn định tương đương với các phần mềm nước ngoài
- Về đội ngũ hỗ trợ: SlimEmail được quản lý và vận hành bởi công ty Việt Nam cho nên khách hàng sẽ được hỗ trợ ngay lập tức và bởi người Việt
- Về tính năng: SlimEmail có giao diện tối ưu cho các tính năng quan trọng nhất và phù hợp với thói quen của người Việt Nam bằng cách loại bỏ những tính năng ít dùng hoặc không cần thiết
- Về giá cả: SlimEmail chỉ giới hạn số lượng email gửi đi và không giới hạn số email đăng ký. Mô hình giá này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí trong trường hợp danh sách email của bạn có số lượng lớn

Tốc độ gửi email phụ thuộc vào các yếu tố:

• Tốc độ mạng: mạng càng nhanh thì thư gửi đi càng nhanh
• Tốc độ server: SlimEmail dùng server cao cấp của Sendgrid
• Dung lượng email: đây là một yếu tố quan trọng nhất trong những yếu tố ảnh hưởng tới tốc độ gửi mail. Nếu gửi thư cho 1 người và một bức mail càng nặng thì gửi càng lâu, do vậy khi gửi thư hàng loạt tới 1000 người thì độ trễ nhân lên gấp 1000 lần. Vì vậy SlimEmail khuyến nghị khách hàng không nên sử dụng các hình ảnh, video với dung lượng lớn trong nội dung email. Nếu giảm bớt 1 MB ra khỏi bức mail và gửi đến 1000 người tức là bạn đã tiết kiệm được 1GB dung lượng phải tải lên trên mạng.

+ Tiêu đề email quảng cáo: phải được gắn nhãn [QC] hoặc [ADV] vào đầu tiêu đề email
+ Phải có thông tin về người gửi bao gồm: tên, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử, địa chỉ địa lý và địa chỉ web (nếu có)
+ Cho phép từ chối nhận email bằng các cách: (1) Từ chối bằng cách bấm liên kết [Hủy đăng ký] đặt ở cuối email (2) Từ chối bằng cách gửi email (3) Từ chối bằng điện thoại

Người dùng cần tuân thủ Nghị định của Chính phủ về chống thư rác

Tuy Gmail nỗ lực để gửi tất cả các thư hợp lệ tới hộp thư đến của người dùng, nhưng có khả năng là một số thư hợp lệ có thể bị đánh dấu là spam. Gmail không chấp nhận các yêu cầu đưa vào danh sách cho phép mà người gửi thư đưa ra. Chúng tôi không thể đảm bảo thư sẽ vượt qua bộ lọc thư rác của chúng tôi. Để đảm bảo rằng người dùng của chúng tôi nhận được tất cả các thư họ muốn, chúng tôi đã cung cấp cho người dùng một phương pháp để gửi cho chúng tôi phản hồi về các thư bị gắn cờ là spam -- người dùng có tùy chọn nhấp vào nút 'Không phải spam' cho mỗi thư bị các bộ lọc spam của chúng tôi gắn cờ. Chúng tôi lắng nghe báo cáo của người dùng và khắc phục vấn đề để mang lại cho họ trải nghiệm người dùng tốt nhất. Miễn là người dùng của chúng tôi không xem thư của bạn là spam, bạn sẽ không gặp vấn đề nào khi gửi thư vào hộp thư đến.
Có hai yếu tố quan trọng, trong trường hợp thông thường, giúp thư tới được hộp thư đến của người dùng Gmail ':
+ Địa chỉ 'Từ:' được liệt kê trong danh sách liên hệ của người dùng.
+ Một người dùng nhấp vào 'Không phải spam' để báo cho Gmail là thư được gửi từ địa chỉ được chấp nhận.
(Xem toàn bộ tài liệu của google)