Spam là viết tắt của từ Stupid Pointless Annoying Messages, có nghĩa là : những bức thư ngu ngốc, gây phiền toái vì thế một nội dung người đọc không quan tâm đều có thể bị coi là spam chứ không chỉ do yếu tố kỹ thuật. 

Dù SlimEmail sử dụng công nghệ gửi email uy tín nhất hiện nay (SendGrid liên tục duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp email để đảm bảo tỷ lệ inbox cao), email vẫn có thể rơi vào mục spam do nhiều nguyên nhân khác nhau

Dưới đây là các lý do phổ biến nhất: 

1. Uy tín người gửi (Sender Reputation) thấp: 
- Email của bạn từng bị nhiều người nhận đánh dấu là spam 
- Gửi tới các danh sách email mua, quét từ web hoặc không rõ nguồn gốc => Điều này khiến bộ lọc đánh giá bạn là người gửi không đáng tin 

2. Không xác thực tên miền gửi email: 

Các nhà cung cấp email cần xác minh rằng bạn thực sự là chủ sở hữu tên miền. Nếu thiếu các bản ghi xác thực sau, email rất dễ bị hiểu là giả mạo (spoof): 
* DKIM: Chứng thực nội dung email không bị chỉnh sửa 
* SPF: Chứng minh bạn gửi email từ máy chủ hợp lệ 
* DMARC: Chính sách xác thực, bảo vệ thương hiệu 
* MAIL FROM (tuỳ chọn): Giúp kiểm soát bounce và tăng độ tin cậy 

Hướng dẫn cấu hình: 

3. Thuật toán bộ lọc spam rất khác nhau giữa các nhà cung cấp email 

* Gmail, Outlook, Yahoo… đều có spam filter riêng 
* Một nội dung có thể vào inbox ở Gmail nhưng bị đánh dấu spam ở Yahoo 

4. Không tuân thủ nguyên tắc gửi email chuẩn mực (Best Practices) 

* Gửi quá dày, quá thường xuyên 
* Nội dung chứa từ khóa spam, nhiều ảnh, không có nút huỷ đăng ký 
* Không dọn danh sách, tiếp tục gửi cho người không tương tác 

Giải pháp: 
* Xác thực đầy đủ domain gửi 
* Tuyệt đối không dùng danh sách email mua 
* Dọn danh sách định kỳ, loại bỏ email bounce 
* Viết nội dung chuẩn chỉ, tránh dùng từ khoá spam 
* Tuân thủ tần suất gửi hợp lý

Bạn bắt buộc phải:  
- Xác thực đầy đủ tên miền gửi bằng SPF hoặc DKIM (tối thiểu), và cả DMARC nếu gửi >5.000 email/ngày -> Sau khi đăng ký dịch vụ SlimEmail bạn sẽ được hướng dẫn thực hiện
- Gửi qua kết nối bảo mật TLS 
- Cung cấp tính năng huỷ đăng ký 1-click với email marketing -> SlimEmail đã thiết lập tự động tính năng này
- Không được giả mạo tên hiển thị, tiêu đề thư, hoặc gửi từ địa chỉ không xác thực

- Gửi số lượng tăng dần, không đột ngột (không nên tăng gấp đôi số lượng gửi trong 1 ngày)
- Bắt đầu bằng tệp đã tương tác nhiều 
- Gửi theo nhịp đều, không dồn dập 
- Theo dõi bounce và lỗi SMTP – giảm khối lượng nếu tỷ lệ lỗi tăng

Giống như bất kỳ ứng dụng tiếp thị qua email nào khác, SlimEmail theo dõi 'mở' bằng cách nhúng hình ảnh 1 x 1 pixel ở cuối mỗi email được gửi. Khi người nhận mở email, hình ảnh này sẽ được 'tải', do đó, nó sẽ được theo dõi là 'Đã mở'.
Tuy nhiên, sẽ có một số người nhận không 'bật hình ảnh' khi xem email, do đó, không thể theo dõi lượt mở đối với những người dùng này. Nhưng nếu họ nhấp vào bất kỳ liên kết nào trong email, SlimEmail sẽ biết rằng họ rõ ràng đã mở email và sẽ ghi lại là 'Mở'. Điều này cũng tương tự đối với MailChimp và bất kỳ ứng dụng tiếp thị qua email nào khác vì đây là cách duy nhất có thể theo dõi lượt 'mở' 

(2) Uy tín của người gửi: sender reputation
- Địa chỉ email đã tạo lâu chưa? Một địa chỉ email mới tạo và chưa có nhiều giao dịch nào thì rất dễ bị vào spam
- Tỷ lệ mở thế nào ? Tỷ lệ click có cao không? có thường xuyên bị đánh dấu spam? Email gửi đi có hay bị trả lại ?

(3) Nội dung email
- Nội dung email chứa nhiều từ khóa, hình ảnh quảng cáo => trí tuệ nhân tạo của google sẽ tự nhận diện và đánh giá đưa vào hòm thư promotion
- Có nhiều liên kết đáng ngờ bên trong email
- Mã HTML tồi gây lỗi khi đọc email

(4) Hành vi của người nhận
- Người nhận có thường xuyên mở các email gửi đi từ địa chỉ của bạn không ?
- Người nhận đã từng đánh dấu email của bạn là spam chưa
- Người nhận đã từng đánh dấu spam cho các email có nội dung tương tự email bạn đang gửi. Ví dụ: người nhận thường xuyên từ chối các email quảng cáo bất động sản thì các email liên quan đến chủ đề bất động sản rất dễ vào spam

Trường hợp tỷ lệ mở (open rate) của bạn quá thấp bạn có thể thử các cách sau:
(1) Thay đổi tiêu đề email: một số tiêu đề đã quá nhàm và cũ với người nhận thì họ sẽ dễ dàng bỏ qua 
(2) Thêm tên người nhận vào tiêu đề email để tăng tỷ lệ mở: các email gửi đích danh thường có tỷ lệ mở cao hơn 
(3) Thay đổi danh sách email: danh sách email đã quá cũ, nhiều người khai thác hoặc bạn chưa xây dựng được mối quan hệ đủ thân thiết với danh sách này

Bounce email (email bị từ chối) – là các email không được thông qua máy chủ của người nhận hay những nhà quản lý email khác nên không bao giờ đến được hộp thư của khách hàng (người nhận).
Có 2 loại bounce email là hard-bounce và soft-bounce: 
+ Hard-bounce: là những email không hề tồn tại, địa chỉ email bị sai hay đã bị khóa 
+ Soft-bounce: là những địa chỉ email có hòm thư (dung lượng lưu trữ) bị đầy hoặc những địa chỉ email từ chối nhận email từ các địa chỉ email lạ Ngoài ra, các công ty và tập đoàn lớn thường thiết lập chính sách chặt chẽ cho các email trong công ty, đặc biệt là các vị trí cao cấp. Theo đó, họ chỉ cho phép nhận email từ những địa chỉ đã từng có giao dịch trước đó. Ví dụ như: nếu như email của bạn chưa từng xuất hiện trong outbox của người nhận thì đều bị chăn lại.

Người gửi email hàng loạt là người gửi khoảng từ 5.000 thư trở lên đến các tài khoản Gmail cá nhân trong vòng 24 giờ. 

Những thư được gửi từ cùng một miền chính sẽ được tính vào giới hạn 5.000 thư.

Miền gửi thư: Khi tính giới hạn 5.000 thư, Google tính tất cả thư được gửi từ cùng một miền chính. 

Ví dụ: Mỗi ngày bạn gửi 2.500 thư từ miền Slim.vn và 2.500 thư từ miền ai.Slim.vn đến các tài khoản Gmail cá nhân. 

Khi đó, bạn được xem là một người gửi email hàng loạt vì toàn bộ 5.000 thư được gửi từ cùng một miền chính là Slim.vn. 

Người gửi chỉ cần ít nhất một lần đáp ứng các tiêu chí trên sẽ vĩnh viễn được xem là người gửi email hàng loạt.

Người gửi email hàng loạt nên sử dụng Công cụ Postmaster để kiểm tra nhằm đảm bảo hoạt động gửi email của mình tuân thủ bộ Nguyên tắc dành cho người gửi email. 

Kể từ tháng 1 năm 2014, khi email được mở từ Gmail quốc gia sẽ luôn được ghi nhận là Hoa Kỳ, bất kể email thực sự được mở ở quốc gia nào. 

Điều này là do Gmail và G Suite lưu trữ (cache) và phục vụ mọi hình ảnh (bao gồm cả hình ảnh tracking) từ máy chủ tại Mỹ của họ.

Hình ảnh tracking, dùng để theo dõi mọi hoạt động email, sẽ được tải từ máy chủ Mỹ của Google khi email được mở trong Gmail, vì vậy vị trí được ghi nhận sẽ luôn là Hoa Kỳ. 

Apple cũng đã làm điều tương tự với tính năng “Mail Privacy Protection” mới của họ, được phát hành cùng iOS 15 vào tháng 9 năm 2021. 

- Apple sẽ tự động đưa email qua máy chủ proxy để tải trước nội dung thư — bao gồm cả pixel tracking — trước khi phân phát tới người đọc.
-  Ngay cả khi người đọc thực sự không mở email đó. 

Đây là tình trạng chung đối với tất cả nền tảng email marketing trên thế giới, không riêng gì SlimEmail. 

Trong thời đại hiện nay, việc theo dõi lượt mở email cần được xem xét một cách cẩn trọng và chỉ mang tính tham khảo.

- Về tỷ lệ delivery: SlimEmail sử dụng công nghệ của Sendgrid (được hãng Uber tin dùng) cho nên có độ ổn định tương đương với các phần mềm nước ngoài
- Về đội ngũ hỗ trợ: SlimEmail được quản lý và vận hành bởi công ty Việt Nam cho nên khách hàng sẽ được hỗ trợ ngay lập tức và bởi người Việt
- Về tính năng: SlimEmail có giao diện tối ưu cho các tính năng quan trọng nhất và phù hợp với thói quen của người Việt Nam bằng cách loại bỏ những tính năng ít dùng hoặc không cần thiết
- Về giá cả: SlimEmail chỉ giới hạn số lượng email gửi đi và không giới hạn số email đăng ký. Mô hình giá này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí trong trường hợp danh sách email của bạn có số lượng lớn

Tốc độ gửi email phụ thuộc vào các yếu tố:

• Tốc độ mạng: mạng càng nhanh thì thư gửi đi càng nhanh
• Tốc độ server: SlimEmail dùng server cao cấp của Sendgrid
• Dung lượng email: đây là một yếu tố quan trọng nhất trong những yếu tố ảnh hưởng tới tốc độ gửi mail. Nếu gửi thư cho 1 người và một bức mail càng nặng thì gửi càng lâu, do vậy khi gửi thư hàng loạt tới 1000 người thì độ trễ nhân lên gấp 1000 lần. Vì vậy SlimEmail khuyến nghị khách hàng không nên sử dụng các hình ảnh, video với dung lượng lớn trong nội dung email. Nếu giảm bớt 1 MB ra khỏi bức mail và gửi đến 1000 người tức là bạn đã tiết kiệm được 1GB dung lượng phải tải lên trên mạng.

+ Tiêu đề email quảng cáo: phải được gắn nhãn [QC] hoặc [ADV] vào đầu tiêu đề email
+ Phải có thông tin về người gửi bao gồm: tên, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử, địa chỉ địa lý và địa chỉ web (nếu có)
+ Cho phép từ chối nhận email bằng các cách: (1) Từ chối bằng cách bấm liên kết [Hủy đăng ký] đặt ở cuối email (2) Từ chối bằng cách gửi email (3) Từ chối bằng điện thoại

Người dùng cần tuân thủ Nghị định của Chính phủ về chống thư rác