Tiếp thị qua email là một trong những phương pháp tuyển dụng hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay, cùng với việc đánh giá năng lực ứng viên.
Tuy nhiên, nó chỉ hiệu quả và có ý nghĩa nếu bạn thực hiện đúng.
Bạn có đang sử dụng email để nuôi dưỡng và thu hút những ứng viên tiềm năng hàng đầu không? Hay chỉ đang gửi hàng loạt những email liệt kê công việc và hy vọng ai đó sẽ quan tâm?
Một chiến lược tiếp thị qua email tuyển dụng xuất sắc sẽ tạo ra mối quan hệ bền chặt với ứng viên tiềm năng bằng cách:
- Chia sẻ thông tin liên quan
- Phân đoạn danh sách gửi email của bạn một cách thích hợp
- Tối ưu hóa nội dung email của bạn ngắn gọn và thân thiện với thiết bị di động
Điều đó nghe rất phức tạp phải không? Nhưng thực tế, nó dễ dàng hơn bạn nghĩ.
Bài viết này cung cấp cho bạn những mẹo hàng đầu để xây dựng một chiến dịch tuyển dụng hiệu quả qua email marketing, cùng với các mẫu email tuyển dụng hay nhất.
1. Tuyển dụng qua email marketing là gì?
Tuyển dụng qua email marketing là gửi email đến danh sách những người có thể phù hợp với các vị trí còn trống tại công ty của bạn hoặc tới những người chỉ đăng ký nhận bản tin của bạn.
Nghe có vẻ đơn giản nhưng nhiều nhà tuyển dụng - dù cố ý hay vô tình - đã làm sai quy trình.
Thật không may, nhiều người liên tục nhận được những email không mong muốn từ các nhà tuyển dụng, điều này dẫn đến việc các email tuyển dụng bị mọi người nhận định là thư rác.
Vậy, sự khác biệt giữa việc tuyển dụng qua email và thư rác là gì?
Các email tuyển dụng nên tuân theo các quy tắc vàng sau:
- Chỉ gửi email khi đã có sự cho phép
- Cung cấp nút hủy đăng ký (và luôn tuân theo yêu cầu hủy đăng ký của mọi người)
- Gửi nội dung hữu ích và liên quan (phù hợp)
Nếu email tuyển dụng của bạn cung cấp nội dung giá trị, thiết thực (hữu ích và liên quan) và cho phép người nhận dễ dàng hủy đăng ký, chúng sẽ không bị coi là spam (thư rác).
Bây giờ bạn đã hiểu rõ về tuyển dụng qua email marketing, nhưng làm thế nào để bạn có thể sử dụng nó để đạt được mục tiêu của mình?
2. Lợi ích của email marketing đối với nhà tuyển dụng
- Kết nối trực tiếp với ứng viên: Liên hệ bằng email mang tính cá nhân hơn là đăng tuyển dụng rộng rãi.
- Tiếp cận với nhiều ứng viên tiềm năng: Một email có thể tiếp cận hàng trăm ứng viên so với các kênh tuyển dụng khác.
- Tiết kiệm chi phí và hiệu quả cao: Gửi email là hoạt động tốn ít chi phí nhưng lại có thể tìm kiếm được nhân viên giỏi cho công ty bạn. Điều này giúp bạn tiết kiệm chi phí cho các kênh tuyển dụng đắt đỏ hơn như bảng tin việc làm, các chiến dịch truyền thông trên mạng xã hội và quảng cáo truyền thống.
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của tiếp thị qua email tuyển dụng là nó tiết kiệm thời gian của nhà tuyển dụng.
Bằng cách tự động gửi chiến dịch email đến các ứng viên tiềm năng, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các việc quan trọng như xem xét CV và phỏng vấn các ứng viên. Điều này cho phép bạn đẩy nhanh đáng kể quá trình tuyển dụng.
3. 8 mẹo thu hút ứng viên bằng email marketing
Điều khác biệt giữa những email tuyển dụng thực thụ với email rác là mức độ liên quan, giá trị và chất lượng của chúng.
Sau đây là những bí quyết và chiến lược hàng đầu để xây dựng chiến dịch email tuyển dụng chất lượng:
1. Luôn cập nhật danh sách email của bạn
"Gửi đúng email đến đúng người" nghe có vẻ là điều hiển nhiên, nhưng đây là yếu tố cực kỳ quan trọng.
Các chiến dịch tuyển dụng qua email bị đánh giá là "spam" thường là do việc phân loại và phân nhóm đối tượng tiềm năng (lead qualification and segmentation) kém hiệu quả.
Một trong những cách hàng đầu để gửi email chất lượng cao và có liên quan đến đối tượng mục tiêu của bạn là giữ cho danh sách email được cập nhật, tổ chức và phân nhóm. Ví dụ, việc tiếp tục gửi các nội dung "giới thiệu về công ty" (top-of-funnel) cho một ứng viên đã nộp đơn xin việc sẽ không mang lại lợi ích gì cho bạn.
Điều quan trọng là cần chuyển ứng viên sang một phân nhóm mới trong phễu tuyển dụng của bạn và gửi cho họ các email được cá nhân hóa sau khi họ:
- Nộp đơn cho một vị trí tuyển dụng
- Chấp nhận lời đề nghị
Vì cách tiếp cận với điểm thứ hai (ứng viên chấp nhận lời đề nghị) đơn giản hơn, chúng ta hãy thảo luận về việc bạn nên gửi gì cho một ứng viên vừa nộp đơn xin việc.
Lúc này, bạn cần chuyển trọng tâm sang các email liên quan đến quy trình tuyển dụng.
Đây là một ví dụ về chuỗi email tự động bắt đầu ngay sau khi ứng viên nộp đơn:
- Cảm ơn vì đã nộp đơn + Lời mời tham gia bài kiểm tra kỹ năng trực tuyến
- Lời mời phỏng vấn + Phản hồi (nếu vượt qua bài kiểm tra) HOẶC Kết quả bài kiểm tra + Phản hồi (nếu không vượt qua)
- Lời mời phỏng vấn cuối cùng + Phản hồi (nếu vượt qua) HOẶC Kết quả phỏng vấn + Phản hồi (nếu không vượt qua)
- Lời mời làm việc + Phản hồi (nếu vượt qua) HOẶC Kết quả + Phản hồi (nếu không vượt qua)
Việc cập nhật cho ứng viên các email chi tiết và có liên quan sẽ giúp làm rõ quy trình tuyển dụng và cho thấy rằng công ty của bạn có sự chuyên nghiệp và tôn trọng ứng viên.
Tuy nhiên, đối với những ứng viên không được chọn (nhận email thông báo không trúng tuyển), chúng tôi cũng có một gợi ý để bạn có thể tiếp tục duy trì mối quan hệ với họ.
- Tạo một phân nhóm riêng cho các ứng viên không trúng tuyển, vì họ vẫn có khả năng gia nhập công ty thông qua một cơ hội việc làm khác. Hãy cá nhân hóa các email để khuyến khích họ ứng tuyển.
- Một cách khác để xây dựng danh sách email ứng viên của bạn là loại bỏ những người không tương tác với các email của bạn sau một khoảng thời gian nhất định. Điều này thể hiện sự tôn trọng đối với các ứng viên không quan tâm và giúp làm sạch dữ liệu chiến dịch email của bạn, vì vậy bạn có thể tối ưu hóa chiến dịch email của bạn và đạt được kết quả tốt hơn.
4. Phân đoạn cơ sở dữ liệu của bạn để ứng viên chỉ nhận được thông tin liên quan và danh sách công việc phù hợp
Trước đó chúng ta đã đề cập về việc phân loại danh sách theo thông tin mới nhất. Bây giờ, chúng ta sẽ nói về phân loại theo vị trí tuyển dụng.
Nếu một ứng viên đang tìm kiếm vị trí account-management bắt đầu nhận được email về các vị trí kỹ sư, họ sẽ không do dự mà nhấn nút "huỷ đăng ký" [unsubscribe]. Đây không phải thứ họ đang tìm kiếm và hộp thư của họ đã đầy ắp các email khác.
Đảm bảo ứng viên ứng tuyển vị trí nào chỉ nhận thông tin về vị trí đó, hoặc tối thiểu là các vị trí cùng lĩnh vực, sử dụng kỹ năng tương tự và có trách nhiệm liên quan.
Ví dụ, một người viết nội dung (content writer) có thể nhận được tin tức về các vị trí liên quan như:
- Copywriter
- Editor
- Resume writer
Vị trí này tuy không hoàn toàn giống với vị trí ứng viên đã ứng tuyển, nhưng có nhiều điểm chung và có thể khơi gợi sự quan tâm của họ.
5. Gửi nhiều loại nội dung ý nghĩa
Chiến dịch email marketing tuyển dụng không chỉ là để quảng cáo việc làm. Chúng còn là kênh có giá trị để chia sẻ kiến thức, lời khuyên và thể hiện văn hóa công ty của bạn.
Bạn thậm chí có thể thấy rằng email chia sẻ kiến thức là một trong những nội dung hiệu quả nhất để thu hút và giữ chân ứng viên tiềm năng.
6. Lập kế hoạch gửi email chào mừng tự động cho những người đăng ký nhận email của bạn
Ứng viên thích nhận được phản hồi ngay lập tức khi đăng ký nhận email của bạn bởi ba lý do chính sau:
- Nó khiến họ cảm thấy được chào đón
- Email chào mừng này sẽ giúp họ hiểu rõ hơn về những gì họ có thể nhận được. Bao gồm các thông tin cập nhật về tuyển dụng, lời khuyên nghề nghiệp hữu ích và các sự kiện sắp tới.
- Nó đảm bảo với họ rằng họ đã nhập email chính xác (một yếu tố nhỏ nhưng quan trọng)
Bắt đầu xây dựng mối quan hệ với ứng viên ngay từ bước này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tích cực và chuyên nghiệp. Đồng thời, bạn cũng có thể bắt đầu quá trình onboarding ứng viên tiềm năng sớm nhất có thể.
Email chào mừng là email tự động quan trọng nhất, nhưng điều đó không có nghĩa nó là email duy nhất. Bạn có thể tạo các email tự động khác. Chỉ cần đảm bảo bạn có lý do rõ ràng để gửi email để ứng viên không coi chúng là spam.
Dưới đây là 1 số ý tưởng cho email tự động:
- Thảo luận về văn hóa công ty
- Chia sẻ mẹo và lời khuyên: kỹ năng phỏng vấn, cách tạo CV,...
- Giải thích quy trình tuyển dụng
Ứng viên sẽ đánh giá cao việc được cung cấp thông tin chi tiết về quy trình tuyển dụng của bạn để họ có thể chuẩn bị tốt hơn.
Giả sử bạn đang tuyển dụng cho một vị trí lập trình viên, email chào mừng có thể cung cấp thông tin hữu ích giúp ứng viên chuẩn bị cho quy trình tuyển dụng, chẳng hạn như: Bài kiểm tra kỹ năng trực tuyến, các giai đoạn phỏng vấn,...
7. Nuôi dưỡng các ứng viên giỏi
Dành sự quan tâm đặc biệt đến những ứng viên giỏi là một chiến lược tuyệt vời, và điều này đơn giản có thể thực hiện bằng cách theo dõi họ thường xuyên.
Ứng viên tài năng thường nhận được nhiều lời mời khác nhau trong khi chờ đợi hồi âm từ bạn. Do đó, điều quan trọng là bạn phải thu hút và nắm bắt được tình hình việc làm của họ.
Mặc dù nhiều người cho rằng liên lạc thường xuyên với ứng viên là điều tốt, nhưng điều quan trọng là bạn cần cân nhắc tần suất và nội dung email để tránh gây phiền hà cho họ. Theo báo cáo Talent Benchmarks 2022 của Lever, ứng viên có khả năng phản hồi cao nhất sau ba email, với tỷ lệ phản hồi lên đến 82% sau chuỗi ba email theo chiến lược nuôi dưỡng ứng viên.
8. Chia sẻ thông tin vai trò quan trọng với ứng viên
Email chứa cơ hội việc làm phải liệt kê rõ ràng mọi chi tiết quan trọng có liên quan đến ứng viên.
Cung cấp cho ứng viên thông tin quan trọng và hữu ích không chỉ giúp bạn loại bỏ những ứng viên không đủ tiêu chuẩn mà còn thúc đẩy những ứng viên xuất sắc nỗ lực hơn để giành được vị trí này.
Dưới đây là một vài gợi ý:
Việc cung cấp đầy đủ thông tin giúp cho mô tả công việc rõ ràng, dễ hiểu, từ đó thu hút nhiều ứng viên tiềm năng hơn và giảm bớt việc phải giải đáp các thắc mắc của ứng viên một cách lẻ tẻ.
9. Tiếp cận những ứng viên chưa có nhu cầu tìm việc làm
Tiếp cận lạnh (Cold outreach) là phương pháp liên hệ với những ứng viên thụ động (passive candidates) - những người hiện đang có việc làm và chưa chủ động tìm kiếm cơ hội mới. Tuy nhiên, nếu bạn gửi một tin nhắn được cá nhân hóa và nhắm đúng đối tượng, phương pháp này có thể giúp bạn xây dựng 1 mối quan hệ tốt đẹp ngay từ đầu.
Nhiều nhà tuyển dụng ưa thích gửi email lạnh vì nó ít gây khó chịu hơn so với gọi điện thoại lạnh và có thể mở rộng quy mô dễ dàng hơn nhờ tự động hóa. (Tuy nhiên, hãy cẩn thận để tránh giọng điệu máy móc và thiếu cá nhân hóa.)
Tạo email lạnh cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Đừng bao giờ spam hoặc làm phiền ứng viên – nếu họ hủy đăng ký, hãy xóa họ khỏi danh sách của bạn ngay lập tức
- Bạn có thể gửi email cho họ nếu có lý do và giải thích ngay trong email (ví dụ: "Mình thấy bạn mới nghỉ việc ở X, mình nghĩ bạn có thể quan tâm đến vị trí đang tuyển dụng này").
- Tạo kết nối ở phần đầu email (ví dụ: “ Tôi đã gặp bạn trên LinkedIn”, “ Chúng ta đã gặp nhau tại [sự kiện] ”)
- Chỉ nên liên hệ với ứng viên cho những vị trí quan trọng hoặc cần tuyển gấp, vì những vị trí này cần đầu tư nhiều thời gian, công sức và chi phí để tìm kiếm ứng viên phù hợp.
Hãy viết email ngắn gọn. Mô tả một cách ngắn gọn về công ty của bạn và vị trí tuyển dụng, nhưng đảm bảo rằng thông điệp tập trung vào ứng viên. Hãy truyền tải những lợi ích mà bạn đem lại cho ứng viên và cung cấp cơ hội phát triển trong sự nghiệp của họ.
10. Tạo email rõ ràng, tối ưu hóa
Ngay cả những email được viết rất tỉ mỉ cũng có thể bị bỏ qua nếu trình bày văn bản lộn xộn hoặc nội dung không dễ hiểu.
Viết email ngắn gọn, dễ đọc, chỉ đưa những thông tin quan trọng người nhận có thể nắm bắt nội dung nhanh.
Dưới đây là một số mẹo để tối ưu hóa email của bạn:
- Bạn nên thiết kế email thân thiện với điện thoại: Hầu hết mọi người đều xem email trên điện thoại, vì vậy hãy đảm bảo email của bạn hiển thị đẹp và dễ đọc trên cả máy tính và điện thoại.
- Mỗi email cần có 1 CTA rõ ràng: Hãy thiết kế CTA của bạn hiển thị rõ ràng để ứng viên không mất thời gian tìm kiếm. Nhưng cũng đừng dùng quá nhiều CTA trong 1 email. Chỉ cần sử dụng một CTA mạnh mẽ, dễ thấy để thu hút sự chú ý và khuyến khích hành động.
- Cá nhân hóa email: cá nhân hóa email để kết nối với ứng viên tốt hơn. 72% người nhận cho biết họ sẽ chỉ tương tác với email được cá nhân hóa.
Bạn cũng có thể lồng ghép hình ảnh, thương hiệu(logo, màu sắc) vào email để tăng nhận diện thương hiệu.
Cá nhân hóa email ngay trong tiêu đề, thu hút sự chú ý và tăng tỷ lệ mở với Slimemai - công cụ email marketing giá rẻ và dễ sử dụng
Xem demo phần mềm tại đây
Top
